Следует разделять два понятия, которые часто путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (13;818). На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного документооборота - СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно, в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных (15;592).

Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: «электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Соответственно, под системой электронного документооборота (СЭД), в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. д (18). В более широком смысле, под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, которая включает и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов.

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная подпись, которая является электронным аналогом собственноручной подписи. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (9;19).

Согласно российскому законодательству ЭП признается равнозначной собственноручной подписи при соблюдений следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
3. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, ЭП должна быть действующей, и что очень важно, документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Говоря об ЭП, нужно понимать, что ЭП -- это обобщенное понятие, в состав него входят:

-программное обеспечение;
-сертификат ключа подписи, который представляет собой документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат выдается для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи. То есть это именно то, чем подписывается электронный документ, и именно сертификат ключа подписи содержит информацию, для каких целей подпись может использоваться;
-ключевой носитель (защищенное хранилище сертификата ключа подписи).

Более подробно остановимся на понятии «сертификат ключа подписи».

Сертификат ключа подписи -- это тот самый документ, который содержит и подтверждает информацию о владельце ЭП, уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра, наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи. Сертификат ключа подписи выдается сроком на один год. Спустя год срок его действия прекращается, и организации необходимо будет приобретать новый сертификат ключа подписи. Это не относится к программному обеспечению, например, программе КриптоПро CSP, так как программы, как правило, бессрочные.

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов (20;49).

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

1. полностью автоматизировать процесс работы с документами;
2. обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
3. обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
4. наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
5. обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
6. повысить эффективность работы с документами;
7. повысить корпоративную культуру работы с документами;
8. значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
9. значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
10. обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
11. упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
12. обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
13. обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
14. обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
15. обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
16. Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);
17. проследить историю создания документа;
18. обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
19. выстроить отлаженную систему поручений;
20. обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
21. производить сортировку документов по любым критериям;
22. обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
23. обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
24. обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
25. обеспечить регламентацию прав доступа;
26. обеспечить мгновенный доступ к документам;
27. уменьшить количественные потери документов;
28. увеличить производительность труда;
29. сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
30. придать юридическую силу электронным документам;
31. сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
32. сократить количество внутренних и внешних курьеров;
33. обеспечить ведение информационно-справочной базы;
34. предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
35. Поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ.
36. Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)
37. Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);
38. Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
39. Обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).

Объединив эти пункты, можно выделить главные преимущества, а именно: появление возможности коллективной работы над документами, значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам), повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере, улучшение контроля за исполнением документов.

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

сокращение рутинной работы;
снижение потери документов;
«прозрачная» работа с документами;
повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

Приглашать контрагентов к обмену данными.
Формировать адресную книгу.
Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
Подписывать и шифровать документацию.
Структурировать корреспонденцию.
Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

Создание рабочей группы.
Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
Исследование существующих процессов.
Разработать задания.
Выроб системы ЭДО.
Подписание договора на внедрение СЭД.
Утверждение регламента работы.
Наполнение справочников системы.
Обучение персонала.
Проведение предварительных испытаний.
Издание приказа о внедрении СЭД.
Доработка ПО и регламента работы.
Запуск пилотного проекта.
Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

лицензионное ПО;
сервер;
провести обновление оборудования;
обучить персонал;
настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.

По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач. Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты. Когда все документы электронные - нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.

Сегодня переход на электронный документооборот - шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, "против" - пока больше, чем "за".

В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы "против" перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись

Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках - это символ заключенного контракта, который можно "пощупать". О том, что бумажные документы можно подделать - многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге - крах бизнеса.

Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.

С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.

Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное - отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России. Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч - значит вы не ошиблись.

Миф 2. В бумажных документах мне проще сохранять порядок

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.

Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома

Если говорить о разработанной компанией "Такснет" системе электронного документооборота "Транскрипт" , то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах - по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа - утечка переданной ему информации будет исключена.

Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является "облачный" сервис "CRYPTOGRAMM" , также разработанный компанией "Такснет". Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций. К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.

Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»). Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ - не проблема для внедрения ЭДО. Например, в системе "Транскрипт " возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее - УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами - их около тысячи и они расположены по всей территории РФ

Электронный обмен документами - это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.

Во-первых: переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.

Во-вторых: электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.

В-третьих , при переходе на систему электронного обмена документами "Транскрипт" время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.

Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу - пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.

Мы предоставляем своим клиентам образцы писем-приглашений, памятки по началу работы и помогаем настроить процесс обмена документами совершенно бесплатно.

Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?

Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе "Транскрипт" плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.

Но до 31 октября вы можете воспользоваться специальным предложением и работать в системе бесплатно. С подробностями можно ознакомиться по ссылке .

Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла

Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО - это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота. Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании. Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.

Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).

Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.

Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов - в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.

Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется

Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям - расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!

Все материалы спецпроекта:

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота - внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
Площадка фиксирует данные о документе.
После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

Получение электронного документа от пользователя.
Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Главная Реализованные решения

Обмен электронными документами между информационными системами по стандартам CommerceML

С переходом торговых организаций на учет с помощью средств вычислительной техники, возрастает роль обмена информацией в электронном виде. Фирмой "1С" при поддержке технических специалистов корпорации Microsoft разработаны стандарты обмена коммерческой информацией и XML-схемы обмена CommerceML . Применение открытых общепризнанных стандартов электронного обмена информацией позволяет существенно снизить затраты на организацию информационного взаимодействия за счет унификации обмена коммерческой информацией между различными организациями: как выступающими на рынке Интернет-коммерции, так и работающими в сфере традиционной (off-line) торговли.

В системы программ "1С:Предприятие 8" в соответствии со стандартами CommerceML подготавливаются электронные каталоги, прайс-листы и документы, сопровождающие торговую операцию Заказ.

Каталоги, прайс-листы и документы, сопровождающие торговую операцию Заказ, полученные в электронном виде и соответствующие стандартам CommerceML , могут быть оперативно загружены в информационную базу. Это позволяет избежать трудоемкого ручного ввода большого объема информации.

Системы программ "1С:Предприятие 8" позволяет:

Формировать коммерческие предложения средствами самой системы по имеющейся в информационной базе номенклатуре товаров
Публиковать коммерческие предложения и каталоги на любой Web-витрине, поддерживающей стандарты CommerceML
Анализировать рынок на основе обработки структурированной информации о товаре, контрагентах, ценах и т.п.
Подготавливать и отправлять электронные документы в понятном большинству систем формате XML
Рассылать Прайс-листы организациям (клиентам, партнерам и т.д.)

В реализованы механизмы подготовки и публикации коммерческих предложений и каталогов на Web-витринах в соответствии со стандартом CommerceML как первой , так и второй редакции . Это позволяет сохранить предприятиям уже используемые технологии при внедрении конфигурации и выбирать наиболее удобный формат.

В реализована возможность выгрузки данных в формате стандартов CommerceML в XML-файл или отправка таких данных по электронной почте.