Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО предусмотрено п. 3 ч. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ. Но всегда ли оно необходимо? Если да, то в каком порядке производится? На эти вопросы мы ответим в нашей публикации.
Когда требуется заверение протокола общего собрания участников?
Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ОООне единственный метод оформления документа. Он применяется, только если учредители не указали иного способа подтверждения принятого ими решения. Для обществ с единственным участником рассматриваемая процедура вообще не проводится, согласно п. 1.3 Обзора судебной практики № 4 (2016), направленного письмом ФНС России от 28.12.2016 № ГД-4-14/25209@.
Другие варианты подтверждения принятого решения и состава присутствующих на собрании оговариваются в уставе ООО. Если никаких условий не прописано, то на юридическое лицо автоматически распространяются нормы о нотариальной заверке. Подробные рекомендации для нотариусов по удостоверению содержатся в письме Федеральной нотариальной палаты «О направлении пособия по удостоверению…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3 (далее — Пособие), ими могут воспользоваться любые заинтересованные лица при подготовке к описываемому процессу.
Организация собрания
Чтобы организовать собрание, в котором участвует нотариус, следует руководствоваться следующими правилами:
- Пригласить можно любого специалиста, обслуживающего тот нотариальный округ, где состоится собрание (абз. 5 Пособия). При этом пригласить можно только одного (п. 3.3 Пособия).
- Обратиться в нотариальную контору (стать заявителем) имеют право (п. 3.1 Пособия):
- при проведении очередного (внеочередного) собрания — исполнительный орган;
- если устав разрешает созыв собрания советом директоров (иным органом), аудитором, участником с долей не менее 1/10 — руководитель этого органа или иное уполномоченное органом лицо, аудитор, участник.
- Подается заявление (приложение № 1 к Пособию), в котором оговариваются место, дата и время планируемого мероприятия (п. 4.3 Пособия). К заявлению прикладываются (п. 4.3 Пособия):
- устав и иные акты, касающиеся порядка проведения собрания;
- документы, в соответствии с которыми лицо может быть заявителем;
- список участников ООО;
- экземпляр уведомления, рассылаемого приглашенным лицам.
Проведение собрания
Все присутствующие обязаны иметь документы, удостоверяющие их личность и полномочия (п. 4.4 Пособия). Нотариус лично посещает собрание (п. 5.1 Пособия), в его обязанности входит проверка кворума при решении некоторых вопросов (п. 5.9 Пособия).
Заранее необходимо продумать методы фиксирования хода проведения мероприятия (письменная запись, аудио-, видеозапись) (п. 5.3 Пособия). После голосования по всем пунктам повестки нотариус вправе получить черновики протоколов собрания и подсчета голосов (п. 5.12 Пособия).
Конечным нотариальным документом является свидетельство. Его форма рекомендована (но не установлена!) п. 5.13 Пособия. Согласно п. 6 Пособия, специалист отказывает в удостоверении заочных и ничтожных решений (п. 5.11 ст. 181.5 ГК РФ, ч. 3 п. 1 ст. 32 Закона об ООО).
Как видите, нотариальное заверение протокола можно не проводить, если в устав внесены иные варианты подтверждения. Оно осуществляется при необходимости по заявлению лица, инициирующего собрание. Результатом удостоверения будет свидетельство по форме, рекомендованной Пособием.
Собрания жильцов многоквартирных домов требуют тщательного протоколирования, так как последнее сопровождается оформлением официального документа, в котором указаны не только дата проведения собрания, но и результаты, к которым оно привело. Единого образца, как он должен оформляться, нет, поэтому протокол общего собрания собственников у каждого собрания может выглядеть по-разному.
Нотариальное заверение протоколов общего собрания необходимо, ведь является подтверждением законности последнего. Нотариус обязан заверять каждый протокол собрания в случае, если другого способа не предусмотрено статутом МКД или если такой способ единогласно одобрен всеми членами собрания.
Протокол общего собрания: особенности оформления
Протокол общего собрания должен содержать не только заслушанные положения и решения, которые были приняты, но также время и дату его проведения, количество участников, которые его посетили, также он фиксирует результаты голосования по отдельным вопросам, которые выносились на обсуждение.
Протоколы общих собраний собственников содержат такие реквизиты:
- полное наименование;
- достоверная дата и персональный номер регистрации, который ему присваивает нотариус;
- указание времени и места составления протокола общего собрания;
- заголовок;
- основное содержание протокола;
- место непосредственного хранения протокола и все решения, которые были вынесены ОСС во время обсуждения насущных проблем;
- приложения к протоколу, если таковые имеются;
- подписи.
Заверение общего собрания: нюансы
Согласно законодательным нормам, к составленному протоколу должен прилагаться полный реестр участников, которые на нем собрались, для создания полной картины происходящего. Им перед собранием обязательно вручаются повестки о предстоящем событии, одинарный образец которых также должен быть прикреплен к документу. Одним из важных моментов является фиксация в документе точного механизма передачи копий протокола собраний в специальные органы управления.
Нотариальное заверение протокола общего собрания: вводная часть
Заверение протоколов общего собрания не является очень сложным. Под регистрационным номером во вводной части скрывается обычный порядковый номер собрания, которое проводилось в текущем году.
Что касается места проведения собрания, то в этой графе может быть указано как непосредственное место собрания всех собственников или акционеров, так и точный адрес, на который отсылались их личные письменные решения по общим вопросам.
Нотариальное заверение протокола общего собрания предполагает наличие во вступительной его части таких положений:
- Обозначение инициатора ОСС – это может быть как юридическое, так и физическое лицо. Чтобы подтвердить все написанное, в тексте следует указать полное наименование для первого варианта и ФИО – для второго.
- Общие сведения о председателе собрания, секретаре, заполнявшем протокол, а также о лицах, которые непосредственно принимали участие в обсуждениях и голосованиях.
- Наличие общего числа собственников.
- Количество проголосовавших на собрании.
- Повестка дня, ради которой и было созвано собрание.
Протокол общего собрания собственников и приложения к нему
Что включает в себя основной раздел протокола? Это непосредственно повестка дня, в которой размещены все разделы обсуждений между собственниками, вопросы, которые поднимались. Они оформляются в пронумерованном порядке по мере их подачи на всеобщее обсуждение.
Для каждой выделенной части протокола есть общий принцип оформления – она вписывается во множественном числе, от имени всех участвовавших в нем акционеров. В ней указывается, что слушали на собрании, что решили и что постановили – с полным описанием того, что именно было решено и сделано.
Нотариальное заверение протоколов общего собрания предусматривает наличие реестров собственников, полных списков присутствовавших членов, результатов общего голосования, перечня доверенностей и документов, которые были оформлены во время собрания.
Нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров
Напомним, что протоколы общих собраний не подлежат фальсификации – это карается лишением свободы на срок от двух лет по статье УК – и это лишь по одной статье. Суммарно же человек может получить срок заключения до 6 лет. С целью предотвращения подобных случаев заверение общего собрания нотариусом в виде письменного протокола является гарантией честного и максимально прозрачного сотрудничества, взаимодействия между акционерами.
Это поможет в будущем не только легко подтвердить реальность проведенного собрания и принятых на нем решений, но также проверить достоверность предыдущих собраний. Для этого достаточно обратиться к нотариусу, который оформляет нотариальное заверение протокола общего собрания акционеров.
Также это нововведение в оформлении документации актуально для сборов акционеров корпораций, в которых есть споры по ведущим вопросам деятельности компании. Заверение протоколов общего собрания поможет избежать в будущем неприятных эксцессов и взаимных претензий.
Очередное и внеочередное собрание
При регистрации общества обязательным документом, указанным в перечне, который предоставляется регистрирующему органу, является решение общего собрания участников ООО.
Ст. 34 закона об ООО требует ежегодного проведения собраний, на которых рассматриваются годовые результаты работы компании. Данная статья регламентирует также сроки их проведения — не раньше 2 и не позже 4 месяцев после того, как окончился финансовый год. Конкретные сроки устанавливаются в уставе.
Допустимо также внеочередное собрание участников: когда необходимо срочно решить определенный вопрос, входящий в компетенцию данного органа. Правом инициировать общее собрание обладают:
- исполнительные органы (директор, совет директоров);
- участники, владеющие более чем 10%-ной долей;
- аудитор, ревизор.
Учредители могут вносить свои корректировки в повестку дня предстоящего собрания и предлагать для рассмотрения дополнительные вопросы за 15 дней до его проведения.
Если компания имеет одного учредителя, то требования ст. 36 о порядке созыва собрания на него не распространяются, поскольку все решения он принимает единолично.
Уведомление о собрании
Порядок, в котором необходимо действовать для того, чтобы созвать собрание, прописан в положениях ст. 36 закона об ООО. Основными являются следующие действия:
- Оповестить каждого участника о запланированном собрании. Оповещение проводится посредством уведомления, которое необходимо направить за 30 дней до намеченного собрания.
- Оповестить каждого участника при внесении в повестку дня изменений — за 10 дней до проведения собрания.
- Предоставить учредителям информацию и материалы к предстоящему собранию согласно повестке дня.
ВАЖНО! Устав компании может предусматривать другие, сокращенные сроки уведомления учредителей (п. 4 ст. 36 закона об ООО).
Требования к оформлению и отправке уведомления:
- уведомление должно содержать информацию о месте и времени запланированного собрания, а также вопросах, вынесенных на повестку дня;
- вручение организуется способом, указанным в уставе общества, либо, если устав молчит о таковом, заказным письмом на содержащийся в списке участников адрес;
- если планируется нотариальное удостоверение принятых решений (ч. 3 ст. 17 закона об ООО), необходим дополнительный экземпляр уведомления — для представления впоследствии нотариусу.
Скачать образец уведомления о предстоящем собрании можно по ссылке: .
Скачать образец уведомления об изменении повестки дня предстоящего собрания можно по ссылке: Уведомление об изменении повестки дня собрания участников ООО - образец .
Форма протокола и требования к его составлению
Требования к протоколу общего собрания участников ООО устанавливает ст. 181.2 ГК РФ. В соответствии с ее положениями в этом корпоративном документе должны указываться:
- дата и место, где проходит собрание;
- время проведения;
- информация о лицах, которые принимают в нем участие;
- вопросы, которые вынесены на повестку дня;
- результаты голосования по каждому из них;
- информация о лицах, которые подсчитывали голоса;
- информация о тех, кто голосовал против и потребовал занесения этих данных в протокол.
Образец протокола собрания участников ОООсодержит несколько частей:
- Заголовок. Документ начинается со слов «Протокол №», далее следует название компании, дата и время проведения собрания, а также место, где оно проходит.
- Вводная часть. Содержит сведения об учредителях, председательствующем и секретаре собрания.
- Повестка дня. Перечисляются вопросы, которые предложены к рассмотрению. Они располагаются в списке по степени их важности.
- Главная часть. Формируется по каждому вопросу повестки дня из 4 блоков: «Слушали», «Выступили», «Голосовали», «Решили». Необходимо указать инициалы и должности докладчиков, а также коротко отразить суть их выступлений.
- Заключение. Содержит подписи секретаря и председательствующего, а в некоторых случаях всех учредителей.
Нумерация и книга протоколов
Согласно положениям п. 6 ст. 37 закона об ООО исполнительный орган компании должен организовать ведение протокола во время собрания. Протоколы всех собраний подшиваются в книгу.
Участники общества также имеют возможность потребовать выписку из протокола, которую готовит исполнительный орган.
Согласно сложившимся правилам делопроизводства документы, которые издаются органами управления компании, регистрируются для того, чтобы упростить их идентификацию. С этой целью осуществляется нумерация протоколов общего собрания участников ООО.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законодательство требований об обязательной нумерации протоколов не содержит.
Поскольку дата проведения собрания и его индекс (номер) являются главными идентифицирующими признаками любого документа, их целесообразно ставить и на протоколах.
Как оформляется решение или протокол собрания, кто подписывает эти документы и проводит заверение
Закон об ООО не содержит требований относительно формы составления и порядка, в котором оформляются протоколы, а также не определяет, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО.
Общие правила, в соответствии с которыми заверяются протоколы, устанавливает п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Согласно положениям данной статьи заверяют протокол общего собрания участников ООО председательствующий и секретарь, который вел его на протяжении собрания.
Если протокол составлен с нарушением требований, предусмотренных законом, и при этом кто-либо из участников не согласен с его содержанием, существует риск признания принятых на собрании решений недействительными (подп. 4 п. 1 ст. 181 ГК РФ).
Удостоверение протокола
Законом от 05.05.14 № 99-ФЗ внесены изменения в ГК РФ, которые коснулись порядка удостоверения решений собственников с 01.09.2014. Начиная с этого момента в соответствии с п. 3 ст. 67.1 ГК РФ состав присутствовавших учредителей и непосредственно факт принятия решения удостоверяет нотариус, для чего проводится удостоверение протокола общего собрания участников ООО.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Положения п. 3 ст. 67.1 ГК РФ позволяют обойтись без нотариального удостоверения в том случае, если иные способы заверения закреплены в уставе.
Например, в уставе можно предусмотреть следующие способы удостоверения:
- подписание протокола всеми учредителями, которые принимали участие в собрании;
- видеозапись (носитель записи) — должна быть приложена к протоколу.
Если устав не содержит таких положений, учредители могут рассмотреть вопрос о ненотариальном удостоверении протокола непосредственно на собрании (постановление АС ЦО от 05.02.2016 по делу № А36-3633/2015). Условия легитимности такового решения:
- вопрос включен в повестку дня;
- решение принимается единогласно всеми участниками общества, т. е. все участники присутствуют на собрании и голосуют за предложенный способ ненотариального удостоверения.
Таким образом, если решение общего собрания участников ООО, образецкоторого мы представили, составлено неправильно или не удостоверено, как предписывает закон, это может доставить учредителям определенные проблемы и стать основанием для его отмены. Последствиями, к которым приводят дефекты в протоколе, могут стать отказы регистрирующего органа и длительные судебные разбирательства. Особенно остро это ощущается при наличии корпоративных конфликтов.
В этой статье я расскажу о том, как правильно удостоверять протоколы, когда требуется нотариальное заверение протоколов и как обойтись без нотариуса, а также что по этому поводу почитать в своем уставе и что делать, если участник в ООО всего один.
Ни для кого, надеюсь, не секрет, что все решения общего собрания участников ООО оформляются Протоколом. Если участник в ООО всего один – этот же документ называется Решение. Все протоколы подшиваются в единую книгу и так хранятся. По требованию участников потом могут выдаваться выписки из книги протоколов. Выписки заверяет исполнительный орган – директор. Все эти правила следуют из пункта 6 статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Про обязательное нотариальное удостоверение там ни слова не написано. Об этом нужно почитать Гражданский кодекс РФ – документ, обладающий бОльшей юридической силой, а именно: часть 1-ю, статью 67.1. Эта статья в кодексе появилась не так давно благодаря Федеральному закону от 05.05.2014 № 99-ФЗ. Итак, согласно пункту 3 части 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ, нотариальному удостоверению подлежит факт принятия решения общим собранием участников ООО, а также состав участников, присутствовавших на собрании. «Если иной способ удостоверения, - говорит Закон, - не предусмотрен Уставом ООО или самим решением общего собрания, принятым всеми участниками единогласно». К таким «иным способам» удостоверения Гражданский кодекс РФ относит: подписание протокола всеми участниками (или частью), использование технических средств фиксации принятия решения, а также другие легальные способы.
Коротко и ясно: нужно ли протокол ООО заверять у нотариуса?
Итак, с 1 сентября 2014 года протоколы общего собрания ООО должны быть заверены нотариально, ЕСЛИ участники ООО не выбрали другие способы удостоверения. Эти «иные способы» должны быть указаны в Уставе ООО или в конкретном решении общего собрания.
Здесь важно понять, что нотариальное удостоверение всех протоколов подряд не обязательно – участники могут выбрать и свой способ удостоверения протоколов (например, подписями участников). Главное – выбрать способ удостоверения и заверить протокол.
Из этого правила есть исключение:
Протокол с решением об увеличении уставного капитала ООО, а также состав участников, присутствовавших при принятии такого решения,
Если в Уставе ООО нет способа удостоверения протокола или протокол без нотариального удостоверения
Открыли Вы свой родной Устав, наконец-то его почитали и вдруг выяснилось, что в Вашем учредительном документе ни строчки о том, как удостоверяются решения общего собрания. Собственно говоря, не страшно. Есть три варианта дальнейшего развития событий.
Вариант 1 – не самый простой:
внести изменения в Устав. Помните, что все изменения в Устав вносятся по решению все того же общего собрания участников (часть 4 статьи 12 Федерального закона «Об ООО»? Понадобится, кстати, большинство голосов – не менее 2/3 от общего числа участников Общества. И, конечно, все изменения в Устав обязательно должны быть зарегистрированы в налоговой. Поэтому здесь придется поработать и совершить больше действий. Может, в сумме и хлопотнее, но зато долгосрочно.
В
Уставе ООО может быть вот такая формулировка: 7.10. Принятие общим собранием участников Общества решения и состав участников Общества, присутствовавших при принятии решения, подтверждаются подписанием протокола председателем и секретарем общего собрания, которые являются участниками Общества
– в этом случае я использовала вариант подписания протокола частью участников.
Вариант 2
– проще:
в повестку дня конкретного собрания включить вопрос о способе удостоверения принятия решения этим собранием (без нотариуса). За желаемый ненотариальный способ фиксации принятия решения и состава участников должны проголосовать все участники Общества единогласно. Важно: все участники Общества (а не все участники собрания)! Тогда нотариальное удостоверение этого протокола будет не нужно. Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» - для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия.
Вариант 3 – пожалуй, еще проще:
согласитесь, не всегда ВСЕ участники Общества смогут присутствовать на каждом собрании – как же тогда единогласно голосовать за способ удостоверения протокола без нотариуса? Здесь юристами придуман такой вариант: сделать отдельный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию). В любом случае у этого третьего способа есть очевидные преимущества: изменения в устав не вносятся, можно обойтись без нотариуса и каждый раз собирать всех участников ООО на собрание не нужно.
А если участник в ООО всего 1?
Обратили внимание, что до этого я писала «участников» и говорила только о протоколах. Следовательно, возникает логичный вопрос, а как заверять решения единственного участника ООО? Ответ следующий: на ООО, состоящее из одного участника, положения статьи 67.1 Гражданского кодекса РФ не распространяются.
Это значит, что все решения принимаются единственным участником ООО единолично, оформляются письменно и подтверждаются подписью такого участника. Такой вывод вытекает из части 2 статьи 7 и статьи 39 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью.
Исключение: Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой (часть 3 статьи 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Подведем итоги
Итак, протокол ООО можно не заверять у нотариуса, если
: подписать всеми участниками или подписа
ть частью участников – например, только председателем и секретарем собрания
, или сделать видеосъемку собрания или провести аудиозапись собрания или придумать иной доступный Вашей фантазии легальный способ.
Выбранный ненотариальный способ удостоверения принятия решения общим собранием участников и состав участников, присутствовавших при принятии такого решения, можно отразить: в Уставе ООО или в каждом новом протоколе ООО или в специальном протоколе ООО и потом ссылаться на это решение.
При этом: Протокол/решение об увеличении уставного капитала обязательно удостоверяется нотариусом.
С первого сентября 2014г. все юридические лица должны подтверждать принятие решения общим собранием участников/акционеров. В зависимости от вида юрлица законодателем определены способы такого подтверждения.
Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров
Эти изменения направлены на защиту прав акционеров / участников общества при принятии наиболее важных управленческих решений в организации, отнесенных к компетенции Общего собрания, т.к. наличие стороннего наблюдателя или технической возможности фиксации состава участника и способа принятия ими решений, позволит предотвратить или разрешить множество корпоративных споров (наиболее распространенными из которых и являются вопросы о кворуме при принятии решений и голосовании по тем или иным вопросам).
Предлагаем подробнее рассмотреть способы предложенные законодателем для осуществления подтверждения принятия решения и состава участников присутствующих при этом.
Для акционерных обществ «опций» всего две - нотариус или реестродержатель, ведущий реестр акционеров.
1) Подтверждение реестродержателем.
Исходя из формулировки статьи 67.1 ГК РФ следует, что представитель реестродержателя должен фактически присутствовать при проведении Общего собрания акционеров, при этом на Собрании могут обсуждаться проблемы, связанные с коммерческой тайной, распределение дивидендов, иные конфиденциальные вопросы. Возникает вопрос, каким образом будет обеспечиваться и кем контролироваться сохранность этих сведений полученных посторонним для компании лицом? Какова ответственность реестродержателя в случае разглашения его сотрудниками таких сведений?
Конечно, эти вопросы необходимо урегулировать в договоре с реестродержателем, поскольку Приказом ФСФР России от 23.12.2010 г. № 10-77/пз-н «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» они не определены. Однако обсуждение вопросов повестки дня перед посторонним лицом в любом случае дискомфортно, ведь формальная ответственность не компенсирует убытки от разглашения коммерческой тайны. Возможно целесообразно утвердить порядок проведения собрания при котором: реестродержатель присутствует только при регистрации акционеров в начале собрания, и в конце собрания при голосовании. А при обсуждении бизнес идей, коммерческих проектов, ноу-хау представитель реестродержателя будет удаляться, т.к. его функции при этом не требуются.
Немаловажный вопрос связан со стоимостью и фактической возможностью присутствия представителя реестродержателя на собрании, особенно в период массового проведения годовых собраний акционеров, проводящихся во втором квартале года.
Стоимость услуг будет варьироваться в зависимости от реестродержателя, но в среднем составляет около 5000 руб., не считая транспортных затрат по доставке сотрудника реестродержателя к месту проведения собрания акционеров.
2) Нотариальное удостоверение.
Этим способом могут воспользоваться непубличные АО и ООО.
Уже разработано Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (Письмо ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).
В соответствии с ним нотариусу предварительно подается заявление установленной этим же документом формы, уведомления/сообщения о созыве собрания с указанием повестки дня собрания. Нотариус должен присутствовать на собрании лично (собрание может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе), фиксируя присутствие лиц и принятие решения.
После собрания нотариусом выдается Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.
Учитывая, что ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой юрлиц в РФ, то возникает вопрос не появиться ли у нотариусов очередь на привлечение их к присутствию на Общих собраниях, да стоимость таких услуг будет весьма значительна (учитывая, что в это время никакие иные нотариальные действия проводиться не могут). Сейчас у нотариусов возникают затруднения при оказании такой услуги, так как практика еще не сложилась и у нотариусов отсутствует понимание процедуры ее осуществления.
Для ООО в Уставе могут содержаться альтернативные способы удостоверения, перейдем к рассмотрению их особенностей.
3) Подписание протокола общего собрания участниками Общества.
При всей кажущейся, на первый взгляд, простоте этого способа, в нем есть и подводные камни.
Во - первых, возможность его применения прямо должна быть зафиксирована в Уставе либо единогласно принятом решении Общего собрания участников. Если фиксировать этот способ в единогласном решении участников Общего собрания участников, то нужно это делать при каждом Общем собрании или достаточно одного раза с указанием, что и «впредь так будет»? Пока нет каких-либо официальных разъяснений по этому вопросу и судебной практики, то представляется возможным, трактовать это как необходимость принять один раз единогласно Решение Общего собрания об определении порядка подтверждения состава участников и порядка принятия решений Общего собрания, распространив его действие на будущее.
Во - вторых, единогласное одобрение решения о способе фиксации состава участников и порядка принятия решения может быть затруднительно, если участники находятся в конфронтации: достаточно неявки или отказа от подписания одного из них такого решения, чтобы лишить решение Собрания по основному вопросу легитимности, даже если для кворума и принятия решения достаточно голосов. Как следствие - необходимость приглашать на Общее собрание нотариуса, а это связано с дополнительными затратами.
В - третьих, введена возможность подписания не всеми участниками Общего собрания, а их частью. Каким образом определяется состав участников, которые будут подписывать решение, законодатель не уточнил.
Считаем, что подписание частью участников возможно предусмотреть Уставом или Решением о выборе способа подтверждения принятия решений Общим собранием участников, например:
- подписание всеми, участникам, присутствующими при принятии решения;
- подписание определенными участниками с указанием их паспортных данных (однако если кто-либо из них не явился или на очередном собрании не захотел подписать, однако необходимое количество голосов для принятия решения получено, то возникает необходимость проводить следующее собрание и, возможно, рассмотреть вопрос о приглашении на следующее собрание нотариуса);
- подписание участниками голосовавшими «за» принятие решения;
- подписание участником, владеющим более 50% голосов (как обладателя контрольного пакета);
- подписание председателем и секретарем Общего собрания (но этот способ навряд ли, применим при количестве участников более трех, т.к. велика вероятность злоупотреблений, ввиду того, что председатель Общего собрания и секретарь избираются на каждом собрании заново, но иногда он может быть весьма полезен).
Законодательно не разъясняется, каким образом должна осуществляться фиксация и кто ее должен делать. Значит и определение вида, способа (аудиозапись, видеозапись), порядка хранения оригинала записи, выдача ее копий остается на усмотрение самих участников и должно устанавливаться уставом. Можно предложить создать отдельный раздел в Уставе с подробным описанием: кто и каким образом такую фиксацию осуществляет и где будет находиться оригинал записи, а также ответственность за его утрату.
5) Можно избрать и иные способы, зафиксировав их в Уставе.
Возможно в скором времени получит распространение голосование с использованием электронно-цифровой подписи.
Сделав список открытым, законодатель оставил возможность для каких-либо способов технической фиксации, нам пока неизвестных, но которые в получат широкое распространение в будущем. Единственное, что их использование нужно описать в Уставе или Решении о выборе их как способа подтверждения принятия решения.
Подводя итоги, можно сказать, что внесение подобной нормы дополнительно поможет защитить права партнеров по бизнесу, поскольку присутствие нотариуса или реестродержателя становится определенной гарантией осуществления участниками своих прав по управлению организацией. Вместе с тем такие нововведения налагают дополнительные обременения на участников и акционеров и в некотором смысле ставят в зависимость от «занятости» нотариусов и реестродержателей, не говоря уже о дополнительных затратах на приглашение такого специалиста.
Закон не требует приведения в соответствие с ним Уставов действующих юридических лиц. Но если порядок подтверждения состава и принятия решений в ООО в нем не описан, прийдется на каждое собрание приглашать нотариуса либо подписать единогласно решение об избрании другого способа подтверждения факта принятия решения и состава присутствующих при этом участников, что может быть весьма сложно осуществимо на практике.